Mittwoch, 17. Februar 2016

Frühjahrsputz fürs Unternehmen

Schon einmal von KAIZEN gehört? 

Hierbei handelt es sich um eine Philosophie zur kontinuierlichen Verbesserung unternehmensinterner Prozesse. Entwickelt wurde diese Art des Geschäftsprozessmanagements nach dem zweiten Weltkrieg in Japan. Das Wort Kaizen bedeutet "Veränderung zum Besseren", die Methode findet weltweiten Anklang.

Arbeitsplätze von Verschwendung befreien!

Ein Werkzeug des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses "Kaizen" ist die 5S Methode. So wie bei allen Methoden, die im Kaizen angewandt werden, orientiert sich die 5S Methode an der Kundenzufriedenheit unter starker Einbindung der Mitarbeiter.
Die 5 Punkte ergeben sich aus:
  • Separieren – Sort
Der Arbeitsplatz sollte einzig und alleine der Arbeit gewidmet werden, nicht der Lagerung. Das Separieren und Aussortieren von (nicht) mehr benötigten Gegenständen die sich am unmittelbaren Arbeitsplatz befinden ist das Aufgabengebiert dieser ersten Phase. Im Team wird gemeinsam beschlossen, welche Gegenstände nicht mehr benötigt oder selten verwendet werden und was genau mit diesen Dingen geschehen soll.
  • Sortieren – Straighten 
Die zweite Phase beschäftigt sich mit der Ordnung der übrig gebliebenen Utensilien. Hierfür werden geeignete Ablagesysteme geschaffen, die eine gemeinsam erarbeitete und somit für alle Mitarbeiter klare, Definition und Benennung besitzen. Ziel ist es, den Suchaufwand zu minimieren.
  • Saubermachen – Scrub/Shine 
Das Erscheinungsbild des Arbeitsplatzes hängt fest mit der Motivation und dem Empfinden des Mitarbeiters zusammen. Ein sauberer, gepflegter und ordentlicher Arbeitsplatz macht nicht nur den Mitarbeiter stolz, sondern wirkt sich auf den gesamten Prozess aus. Aber nicht nur der eigene kleine Schreibtisch soll ordentlich und sauber gehalten werden. Auch Böden, Fenster und ganze Räume sollen den Kunden, aber auch den einzelnen Mitarbeitern eine gewisse Schauraum-Atmosphäre vermitteln.
  • Standardisieren – Standardize 
Verbesserungen können nur auf Standards basieren. All die bis jetzt durchgeführten Aktivitäten (Separieren, Sortieren, Saubermachen) werden transparent gemacht und jedem Prozessbeteiligten nähergebracht. In dieser Phase soll auch die Aufrechterhaltung der 5S Standards besprochen und vereinbart werden. Es werden Pläne erstellt, in welchen Zeitabständen neu aussortiert wird, wer für die Reinigung der gemeinsamen Arbeitsbereiche zuständig ist, wie oft eine Grundreinigung und ein individuelles Saubermachen erfolgen soll und es werden Inventarlisten erstellt und geführt.
  • Sichern – Sustain 
Selbstdisziplin im eigenen Arbeitsbereich und die Pflege neu erworbener Gewohnheiten sind Bestandteil der fünften Phase. In regelmäßigen (wöchentlichen) Meetings können Erfahrungen ausgetauscht werden, auf Neues aufmerksam gemacht werden und Beobachtungen berichtet werden. Sich selbst und die im Team beschlossenen Standards weiter zu entwickeln und mit offenen Augen durch das Unternehmen zu gehen, sind Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung des Kaizen-Werkzeuges 5S.

Durch die 5S Methode können schnell und auf einfachem Weg Verbesserungen erreicht und sichtbar gemacht werden. Somit eignet sich dieses Werkzeug besonders, um in schnellen Schritten Erfolge zu erzielen. Wie bei allen Werkzeugen des Kaizen steht auch hier der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Es geht jedoch nicht ausschließlich darum, den Mitarbeiter in den Veränderungsprozess zu integrieren, sondern vielmehr auch darum, dem Mitarbeiter Selbstvertrauen und Motivation für den weiteren Weg der Optimierungsmaßnahmen zu ermöglichen.

Kaizen im Unternehmen

Kaizen oder KVP hat nur dann Erfolg, wenn die Philosophie im gesamten Unternehmen nachhaltig gelebt wird. Eine Integration in die Prozessorganisation und das Prozesscontrolling ist somit unabdingbar. Die Umsetzung von Kaizen im Unternehmen verläuft auf mehreren Stufen, die sich von der Planung bis zum Messen der Verbesserungen gliedern und wie folgt definiert werden:

  • Kaizen planen
Ein (oft externer) Kaizen-Projektleiter definiert einen Vorgehensplan, der die Ziele des Kaizen, die Vorgehensstufen der Einführung, die Konzeption von Kaizen-Trainings und –Workshops, die Einführung von Kaizen in die einzelnen Geschäftsprozessen, bis hin zur Rollenverteilung, der Festlegung des Prozessteams, des Kaizen-Teams, sowie aller Verantwortlichen im KaizenProjekt beinhaltet.
  • Kaizen starten 
Zu Beginn steht der Kaizen-Startworkshop, der über mehrere Tage verläuft und von einem externen Experten moderiert wird. Die Mitarbeiter erhalten neben den Grundlagen und der Geschichte des Kaizen auch einen genauen Einblick in die unterschiedlichen Methoden und Werkzeuge des Kaizen. Anhand von Beispielen wird verdeutlicht, welch große Wirkung die Optimierung der Geschäftsprozesse unter zur Hilfenahme des Kaizen auf das gesamte Unternehmen hat. Das Identifizieren und Beseitigen von Verschwendungen in Geschäftsprozessen wird gemeinsam in Angriff genommen, was den Mitarbeitern zeigt, wie einfach und rasch Optimierungen zu erreichen sind.
  • Kaizen-Ziele vereinbaren 
Den Abschluss des Start-Workshops bildet das gemeinsame Definieren von Zielen, die durch Kaizen erreicht werden sollen und aus den einzelnen Prozesszielen abgeleitet werden. Diese Ziele müssen so formuliert sein, dass sie von den einzelnen, am Prozess beteiligten Mitarbeitern erreicht werden können, um Frustration und Entmutigung zu vermeiden.
  •  Verschwendungen ermitteln und beseitigen
Kaizen-Teams haben die Aufgabe, Verschwendungen im Unternehmen aufzuspüren und zu beseitigen. Die regelmäßig stattfindenden Teamsitzungen der Kaizen-Teams werden für alle Mitarbeiter protokolliert und transparent gemacht. Hierfür eignet sich eine Pinnwand, die alle Informationen visualisiert. So bekommt jeder Mitarbeiter, aber auch Kunden oder Besucher Auskunft über die Ziele der Kaizen-Teams, Verschwendungen und deren Ursachen, Vorschläge zur Verbesserung, Umsetzungsmöglichkeiten, Verantwortlichkeiten, den aktuellen Stand und die Zielerreichung.
  • Verbesserungen messen 
Die Messung der Prozesskennzahlen für Prozesszeit, Termintreue und Prozessqualität sollte regelmäßig stattfinden. An diesen Kennzahlen lässt sich auch die Wirkung der angewandten Kaizen Methoden ablesen, wodurch kein zusätzlicher Messaufwand entsteht. Die vereinbarten Ziele werden mit den gemessenen Kennzahlen verglichen. Die Ergebnisse dieser Messungen werden wieder für alle sichtbar gemacht, was einen wichtigen Motivationsfaktor für die gesamte Organisation darstellt.

Zusammenfassung

Optimierte Geschäftsprozesse helfen Unternehmen am Markt zu bestehen, sich weiter zu entwickeln und Erfolge zu verzeichnen. Die Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse ist eine bewährte Möglichkeit Unternehmensziele zu erreichen. Es gibt viele Methoden, die sich mit der Optimierung von Geschäftsprozessen beschäftigen, wobei die meisten davon direkt auf Wirtschaftlichkeit ausgerichtet sind. Die aus Japan stammende Kaizen Methode beinhaltet die Verbesserung zum Besseren, die kontinuierlich angewandt wird, weshalb sie auch unter dem Namen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bekannt ist. Kaizen vereint verschiedene Werkzeuge, die sich an den Kunden, den Problemen, den Prozessen und den Mitarbeitern orientieren. Die Senkung der Prozesskosten ist nicht oberstes Gebot dieser Art der Optimierung, sondern es wird vielmehr Wert auf die Gesamtheit des Unternehmens gelegt. Ein beliebtes Werkzeug um mit der Verbesserung der Geschäftsprozesse mittels Kaizen zu starten ist die 5S Methode. Die 5 einzelnen Phasen beziehen sich auf physische Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter um Verschwendungen, die sich störend auf Geschäftsprozesse auswirken können, zu erkennen und zu beseitigen. Die erste Phase umfasst das Separieren, das das Aussortieren unnötiger Dinge (am Arbeitsplatz) umfasst. In der zweiten Phase, dem Sortieren, wird ein Ordnungssystem für die verbleibenden, notwendigen Arbeitsutensilien geschaffen. Die dritte Phase beinhaltet das Saubermachen des Arbeitsbereiches, um eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Das Standardisieren und Sichern sind Phase vier und fünf der 5S Methode. Hier werden vereinbarte Standards sichtbar gemacht und kontinuierlich kontrolliert um alle Punkte ständig verbessern zu können. Kaizen wird mittels eines Workshops ins Unternehmen eingeführt, bei dem die Mitarbeiter mit den Werkzeugen und Methoden des Kaizen vertraut gemacht werden. Die Bildung von Kaizen-teams gewährleistet, dass alle Mitarbeiter über die Verbesserungen aufgrund der Kaizen Methode bzw. der 5S Methode auf dem Laufenden gehalten werden. In regelmäßigen Teamsitzungen werden Beobachtungen besprochen und weitere Maßnahmen geplant. Die Transparenz aller Informationen ist ein großer Motivationsfaktor.


Über die Autorin:


Nicole Kus
i2b Projektmanagerin
Ansprechpartnerin für Veranstaltungen, 
Fragen zum Wettbewerb, 
technische Anfragen sowie 
Öffentlichkeits- und Pressearbeit

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