Schon einmal von KAIZEN gehört?
Hierbei handelt es sich um eine Philosophie zur kontinuierlichen Verbesserung unternehmensinterner Prozesse. Entwickelt wurde diese Art des Geschäftsprozessmanagements nach dem zweiten Weltkrieg in Japan. Das Wort Kaizen bedeutet "Veränderung zum Besseren", die Methode findet weltweiten Anklang.
Arbeitsplätze von Verschwendung befreien!
Ein Werkzeug des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses "Kaizen" ist die 5S Methode. So wie bei allen Methoden, die
im Kaizen angewandt werden, orientiert sich die 5S Methode an der
Kundenzufriedenheit unter starker Einbindung der Mitarbeiter.
Die 5 Punkte ergeben sich aus:
Der Arbeitsplatz sollte einzig und alleine der Arbeit gewidmet werden, nicht
der Lagerung. Das Separieren und Aussortieren von (nicht) mehr benötigten
Gegenständen die sich am unmittelbaren Arbeitsplatz befinden ist das
Aufgabengebiert dieser ersten Phase. Im Team wird gemeinsam beschlossen,
welche Gegenstände nicht mehr benötigt oder selten verwendet werden und
was genau mit diesen Dingen geschehen soll.
Die zweite Phase beschäftigt sich mit der Ordnung der übrig gebliebenen
Utensilien. Hierfür werden geeignete Ablagesysteme geschaffen, die eine
gemeinsam erarbeitete und somit für alle Mitarbeiter klare, Definition und
Benennung besitzen. Ziel ist es, den Suchaufwand zu minimieren.
- Saubermachen – Scrub/Shine
Das Erscheinungsbild des Arbeitsplatzes hängt fest mit der Motivation und
dem Empfinden des Mitarbeiters zusammen. Ein sauberer, gepflegter und
ordentlicher Arbeitsplatz macht nicht nur den Mitarbeiter stolz, sondern wirkt
sich auf den gesamten Prozess aus. Aber nicht nur der eigene kleine
Schreibtisch soll ordentlich und sauber gehalten werden. Auch Böden, Fenster
und ganze Räume sollen den Kunden, aber auch den einzelnen Mitarbeitern
eine gewisse Schauraum-Atmosphäre vermitteln.
- Standardisieren – Standardize
Verbesserungen können nur auf Standards basieren. All die bis jetzt
durchgeführten Aktivitäten (Separieren, Sortieren, Saubermachen) werden
transparent gemacht und jedem Prozessbeteiligten nähergebracht. In dieser
Phase soll auch die Aufrechterhaltung der 5S Standards besprochen und
vereinbart werden. Es werden Pläne erstellt, in welchen Zeitabständen neu
aussortiert wird, wer für die Reinigung der gemeinsamen Arbeitsbereiche
zuständig ist, wie oft eine Grundreinigung und ein individuelles
Saubermachen erfolgen soll und es werden Inventarlisten erstellt und geführt.
Selbstdisziplin im eigenen Arbeitsbereich und die Pflege neu erworbener
Gewohnheiten sind Bestandteil der fünften Phase. In regelmäßigen
(wöchentlichen) Meetings können Erfahrungen ausgetauscht werden, auf
Neues aufmerksam gemacht werden und Beobachtungen berichtet werden.
Sich selbst und die im Team beschlossenen Standards weiter zu entwickeln
und mit offenen Augen durch das Unternehmen zu gehen, sind
Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung des Kaizen-Werkzeuges 5S.
Durch die 5S Methode können schnell und auf einfachem Weg Verbesserungen
erreicht und sichtbar gemacht werden. Somit
eignet sich dieses Werkzeug besonders, um in schnellen Schritten Erfolge zu erzielen.
Wie bei allen Werkzeugen des Kaizen steht auch hier der Mitarbeiter im Mittelpunkt.
Es geht jedoch nicht ausschließlich darum, den Mitarbeiter in den
Veränderungsprozess zu integrieren, sondern vielmehr auch darum, dem
Mitarbeiter Selbstvertrauen und Motivation für den weiteren Weg der
Optimierungsmaßnahmen zu ermöglichen.
Kaizen im Unternehmen
Kaizen oder KVP hat nur dann Erfolg, wenn die Philosophie im gesamten
Unternehmen nachhaltig gelebt wird. Eine Integration in die Prozessorganisation
und das Prozesscontrolling ist somit unabdingbar.
Die Umsetzung von Kaizen im Unternehmen verläuft auf mehreren Stufen, die sich
von der Planung bis zum Messen der Verbesserungen gliedern und wie folgt definiert werden:
Ein (oft externer) Kaizen-Projektleiter definiert einen Vorgehensplan, der die
Ziele des Kaizen, die Vorgehensstufen der Einführung, die Konzeption von
Kaizen-Trainings und –Workshops, die Einführung von Kaizen in die
einzelnen Geschäftsprozessen, bis hin zur Rollenverteilung, der Festlegung
des Prozessteams, des Kaizen-Teams, sowie aller Verantwortlichen im KaizenProjekt
beinhaltet.
Zu Beginn steht der Kaizen-Startworkshop, der über mehrere Tage verläuft
und von einem externen Experten moderiert wird. Die Mitarbeiter erhalten
neben den Grundlagen und der Geschichte des Kaizen auch einen genauen
Einblick in die unterschiedlichen Methoden und Werkzeuge des Kaizen.
Anhand von Beispielen wird verdeutlicht, welch große Wirkung die
Optimierung der Geschäftsprozesse unter zur Hilfenahme des Kaizen auf das
gesamte Unternehmen hat. Das Identifizieren und Beseitigen von
Verschwendungen in Geschäftsprozessen wird gemeinsam in Angriff
genommen, was den Mitarbeitern zeigt, wie einfach und rasch Optimierungen
zu erreichen sind.
Den Abschluss des Start-Workshops bildet das gemeinsame Definieren von
Zielen, die durch Kaizen erreicht werden sollen und aus den einzelnen
Prozesszielen abgeleitet werden. Diese Ziele müssen so formuliert sein, dass
sie von den einzelnen, am Prozess beteiligten Mitarbeitern erreicht werden
können, um Frustration und Entmutigung zu vermeiden.
- Verschwendungen ermitteln und beseitigen
Kaizen-Teams haben die Aufgabe, Verschwendungen im Unternehmen
aufzuspüren und zu beseitigen. Die regelmäßig stattfindenden Teamsitzungen
der Kaizen-Teams werden für alle Mitarbeiter protokolliert und transparent
gemacht. Hierfür eignet sich eine Pinnwand, die alle Informationen
visualisiert. So bekommt jeder Mitarbeiter, aber auch Kunden oder Besucher
Auskunft über die Ziele der Kaizen-Teams, Verschwendungen und deren
Ursachen, Vorschläge zur Verbesserung, Umsetzungsmöglichkeiten,
Verantwortlichkeiten, den aktuellen Stand und die Zielerreichung.
Die Messung der Prozesskennzahlen für Prozesszeit, Termintreue und
Prozessqualität sollte regelmäßig stattfinden. An diesen Kennzahlen lässt sich
auch die Wirkung der angewandten Kaizen Methoden ablesen, wodurch kein
zusätzlicher Messaufwand entsteht. Die vereinbarten Ziele werden mit den
gemessenen Kennzahlen verglichen. Die Ergebnisse dieser Messungen
werden wieder für alle sichtbar gemacht, was einen wichtigen
Motivationsfaktor für die gesamte Organisation darstellt.
Zusammenfassung
Optimierte Geschäftsprozesse helfen Unternehmen am Markt zu bestehen, sich
weiter zu entwickeln und Erfolge zu verzeichnen.
Die Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse ist eine bewährte Möglichkeit
Unternehmensziele zu erreichen. Es gibt viele Methoden, die sich mit der
Optimierung von Geschäftsprozessen beschäftigen, wobei die meisten davon direkt
auf Wirtschaftlichkeit ausgerichtet sind.
Die aus Japan stammende Kaizen Methode beinhaltet die Verbesserung zum
Besseren, die kontinuierlich angewandt wird, weshalb sie auch unter dem Namen
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bekannt ist. Kaizen vereint
verschiedene Werkzeuge, die sich an den Kunden, den Problemen, den Prozessen
und den Mitarbeitern orientieren. Die Senkung der Prozesskosten ist nicht oberstes
Gebot dieser Art der Optimierung, sondern es wird vielmehr Wert auf die
Gesamtheit des Unternehmens gelegt.
Ein beliebtes Werkzeug um mit der Verbesserung der Geschäftsprozesse mittels
Kaizen zu starten ist die 5S Methode. Die 5 einzelnen Phasen beziehen sich auf
physische Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter um Verschwendungen, die sich störend
auf Geschäftsprozesse auswirken können, zu erkennen und zu beseitigen.
Die erste Phase umfasst das Separieren, das das Aussortieren unnötiger Dinge (am
Arbeitsplatz) umfasst. In der zweiten Phase, dem Sortieren, wird ein
Ordnungssystem für die verbleibenden, notwendigen Arbeitsutensilien geschaffen.
Die dritte Phase beinhaltet das Saubermachen des Arbeitsbereiches, um eine
Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Das Standardisieren und Sichern sind Phase vier
und fünf der 5S Methode. Hier werden vereinbarte Standards sichtbar gemacht und
kontinuierlich kontrolliert um alle Punkte ständig verbessern zu können.
Kaizen wird mittels eines Workshops ins Unternehmen eingeführt, bei dem die
Mitarbeiter mit den Werkzeugen und Methoden des Kaizen vertraut gemacht
werden. Die Bildung von Kaizen-teams gewährleistet, dass alle Mitarbeiter über die
Verbesserungen aufgrund der Kaizen Methode bzw. der 5S Methode auf dem
Laufenden gehalten werden. In regelmäßigen Teamsitzungen werden
Beobachtungen besprochen und weitere Maßnahmen geplant. Die Transparenz aller
Informationen ist ein großer Motivationsfaktor.
Über die Autorin:
Nicole Kus
i2b Projektmanagerin
Ansprechpartnerin für Veranstaltungen,
Fragen zum Wettbewerb,
technische Anfragen sowie
Öffentlichkeits- und Pressearbeit
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